Memaknai Rapat Koordinasi Bidang

Oleh : Hening Nurcahya, A.P., M.M

Seringkali kita berfikir akan arti pentingnya sebuah rapat yang dilaksanakan secara terpisah dari masing masing sektor maupun bidang tanpa dikomunikasikan oleh pengampu kepentingan. Padahal menurut saya sangat penting oleh pengampu kepentingan kepada peserta.

Sesuai dengan teori yang saya fahami, kegiatan rapat koordinasi merupakan implementasi dari apa yang dinamakan “POAC”, yakni singkatan kata dari rangkaian proses Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC) atau perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian dan pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menjadi rangkaian proses yang perlu dilalui untuk mencapai tujuan yang diharapkan (Terry & Rue, 1982).

Mencermati setiap sisi  dari POAC kegiatan ini dilaksanakan  secara rutin di tataran Pemerintahan mulai dari Pusat, Propinsi, Kabupaten, Kecamatan maupun Desa. Hal ini merupakan salah  satu upaya  pengendalian terhadap mekanisme yang sudah dilakukan dari proses sebelumnya mulai dari perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanakan.

Dari konteks pengawasan di atas, setiap Kabupaten melaksanakan rapat koordinasi setiap bidang. Pun di Kabupaten Kulon Progo yang setiap bulannya melaksanakan pengendalian per bidang.

Acara Rapat Koordinasi Bidang diawali sambutan dan pengarahan tentang gambaran umum situasi bulan yang lalu maupun yang akan datang ataupun perihal rencana kegiatan bulan yang akan datang.

Setelah itu diminta perangkat daerah supporting system menyampaikan hal yang penting. Dilanjutkan dengan perangkat daerah lain untuk menyampaikan informasi yang ada.

Terakhir, diberikan kesempatan kepada Panewu menyampaikan informasi terutama tentang perihal kewilayahan  berkaitan “Panewu Bupati Kecil” dan terakhir diskusi sebagai ruang mengeksplore aspirasi dari hadirin. Design acara seperti ini biasanya menyadi model rakor di Kapanewon maupun di Kalurahan.

Fungsi rapat koordinasi yang saya fahami ada beberapa hal :

  1. Menyampaikan informasi baik dari atas, dari samping maupun dari bawah sebagai bahan pengambil Keputusan.
  2. Sarana menghubungkan ketersumbatan informasi dari unsur Perangkat Daerah.
  3. Fungsi Kendali (kontrol, pengawasan) yang artinya koordinasi bertindak untuk mengendalikan program dan kegiatan.
  4. Fungsi motivasi, artinya koordinasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada perangkat daerah apa yang harus dilakukan, bagaimana mereka bekerja dengan baik, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja.